Optimiser la gestion des horaires de la clinique | Oxilia

10 novembre 2020

Réduisez les frustrations liées à la gestion des horaires d’une clinique vétérinaire

Gérer les horaires de travail d’une clinique vétérinaire tout en cherchant à satisfaire tout le monde peut être un vrai casse-tête. Tous les gestionnaires aspirent à faire balancer parfaitement les besoins de la clinique, les considérations budgétaires et les attentes du personnel.

Mais cet équilibre n’est pas toujours évident à atteindre. Il arrive toujours un imprévu, un accident ou un conflit qui bouleverse même la meilleure des planifications.

C’est là qu’Oxilia peut intervenir. Plus qu’une plateforme de recrutement pour les professionnels en santé animale, c’est un outil de gestion des horaires qui donne une plus grande flexibilité aux gestionnaires. Nous créons des « matchs parfaits » entre les cliniques et les professionnels de la santé animale, en réduisant notamment les approximations des méthodes de recherche traditionnelles et les pertes de temps en gestion des ressources humaines.

Un outil de gestion des horaires qui répond aux contraintes de la vie moderne

Dans le monde vétérinaire comme partout ailleurs, les professionnels veulent de plus en plus de flexibilité dans leurs horaires, tout en ayant un meilleur contrôle de leurs tâches. Les semaines de 4 jours, le travail à temps partiel, la mobilité et bien d’autres tendances relativement récentes dans le marché du travail amènent les gestionnaires à devoir composer avec des attentes différentes d’un professionnel à l’autre.

Difficile aujourd’hui de créer une grille horaire en béton qui ne bougera pas d’une journée à l’autre. La gestion des horaires de travail peut même générer des conflits entre les employés, en raison des différences générationnelles (« On n’acceptait pas ça avant. ») ou encore en raison d’un sentiment d’injustice (« Il a pris une autre journée de congé! »).

Êtes-vous en mesure de satisfaire une nouvelle génération de vétérinaires?

La vie moderne amène à devoir repenser le modèle de travail traditionnel : travailler du lundi au vendredi, négocier avec les autres pour trouver un moment adéquat pour prendre des vacances, n’occuper qu’un seul emploi, n’être fidèle qu’à un employeur…

Même si on valorise encore ce modèle dans le marché, il est en pleine transformation. La nouvelle génération de professionnels en santé animale n’y est pas étrangère. De « simples employés », les vétérinaires deviennent de plus en plus des entrepreneurs – ou des intrapreneurs – qui cherchent à varier leur quotidien en voyageant, en contribuant à des projets qui leur tiennent à cœur et en se développant selon leurs affinités et préférences. Ils cherchent l’employeur idéal, comme les gestionnaires cherchent la ressource parfaite pour répondre à leurs besoins.

C’est aussi une génération qui souhaite passer plus de temps de qualité en famille, à faire des activités qui leur plaisent. Équilibrer le temps qu’ils investissent au travail avec celui qu’ils consacrent à leur vie personnelle représente désormais une priorité souvent incontournable.

Pour répondre aux attentes de cette nouvelle génération de vétérinaires, les cliniques doivent s’adapter. Oxilia offre justement aux gestionnaires une occasion rêvée de réduire les frustrations en donnant davantage de liberté aux professionnels et une plus grande flexibilité aux cliniques.

Et si vous aviez une plus grande liberté pour gérer les vacances et les remplacements?

Trouver un emploi qui permet de prendre aussi du temps pour soi est un enjeu important pour les travailleurs. Pour les gestionnaires, ça peut se transformer en gros maux de tête. Comment satisfaire les besoins des employés sans sacrifier les services rendus aux clients? Et comment trouver rapidement une ressource disponible pour répondre aux besoins tout en respectant le budget de la clinique? Un de vos vétérinaires est en arrêt de travail? Un de vos techniciens souhaite prendre des vacances? Les animaux à traiter n’attendront pas leur retour. Et leurs maîtres vont s’impatienter si leur compagnon à quatre pattes ne peut pas être traité rapidement!

Chercher la bonne ressource dans les nombreux bottins généralistes va évidemment demander un temps fou. Un temps que vous n’avez pas nécessairement, surtout si les résultats sont incertains. Sans compter que les gens s’inscrivent rarement dans ce genre de bottin pour trouver des postes de remplacement ou pour combler des vacances.

Le bon remplaçant au bon moment

Trouver rapidement une ressource de qualité, c’est heureusement possible avec Oxilia. La plateforme permet aux vétérinaires d’y créer un profil (gratuitement) et d’y afficher leurs disponibilités, leurs valeurs, leurs attentes salariales et le type d’emploi qu’ils recherchent. Grâce à l’algorithme de la plateforme, les cliniques peuvent ainsi trouver, en quelques clics, une foule de ressources qualifiées et intéressées pour remplacer un vétérinaire ou un technicien aussi longtemps que nécessaire.

Pour les gestionnaires, la recherche d’un remplaçant compétent et pleinement engagé dans le succès de la clinique peut ainsi se faire en quelques heures, plutôt qu’en plusieurs jours – voire en plusieurs semaines. La plateforme donne un accès immédiat à une foule de profils qui sont susceptibles de répondre parfaitement aux besoins de la clinique, même s’il s’agit d’un poste à combler rapidement ou pour une courte durée.

En ayant à votre disposition des ressources pour les remplacer rapidement, vos employés auront la liberté de pouvoir planifier leurs vacances en réduisant les possibilités qu’un conflit éclate au sein de la clinique. Et en cas de maladie, vos employés pourront prendre un congé bien mérité sans avoir l’impression d’imposer leur charge de travail à leurs collègues.

Planifiez plus efficacement les horaires

Vous est-il déjà arrivé de devoir refuser des clients parce que votre équipe était déjà surchargée? Surcharger les vétérinaires pendant les périodes où il y a une forte augmentation des demandes, ça peut générer d’autres problèmes, comme des vacances qui se prolongent ou des épuisements professionnels dont la durée ne peut pas vraiment être planifiée.

Engager une ressource à temps plein pour éviter ce genre de situation malheureuse peut aussi créer d’autres problèmes pour la clinique. Qu’arrivera-t-il quand les demandes reviendront à la normale? Pourrez-vous garantir une stabilité à votre nouvel employé?

La communauté de vétérinaires et de professionnels en santé animale inscrite à Oxilia ne cherche pas nécessairement toujours des postes à temps plein. En fait, une grande partie des profils inscrits sur la plateforme recherche plutôt des occasions de se joindre à une équipe temporairement, pour répondre à des besoins ponctuels, pour participer à des projets ou encore pour réaliser des missions d’une durée déterminée.

Les gestionnaires des cliniques ont ainsi accès à des professionnels qui cherchent exactement ce type de situation pour combler leurs horaires. Plus besoin de surcharger les vétérinaires en place ou d’anticiper avec anxiété les périodes chaudes : vous avez à votre disposition une foule de profils qui n’attendent que de se joindre temporairement à votre équipe. En ayant accès aux attentes salariales des vétérinaires et des techniciens inscrits à Oxilia, il vous sera possible de répondre aux besoins de votre clinique tout en respectant les considérations budgétaires.

Et si le candidat s’intègre parfaitement à votre équipe et qu’il répond à vos attentes, vous pourrez lui offrir un emploi permanent!

Réduisez les dépenses liées aux ressources humaines

Entamer les démarches pour trouver des professionnels et des vétérinaires, pour passer les entrevues et pour intégrer de nouvelles ressources à votre équipe, c’est une importante dépense en temps, en argent et en énergie. Surtout qu’en cherchant dans les réseaux habituels, en attendant de recevoir des CV ou en créant une annonce, les candidats peuvent ne pas répondre aux attentes et aux besoins de la clinique. Le processus peut être long, et en cas de déception, vous devrez peut-être reprendre vos recherches à zéro.

Puisque les profils des candidats disponibles sur la plateforme sont triés et filtrés en fonction de critères spécifiques, les gestionnaires peuvent l’utiliser pour repérer des candidats qui correspondent parfaitement au profil recherché. Évidemment, une prise de contact est nécessaire avant de pouvoir offrir un contrat aux candidats repérés, mais celle-ci est prise en main et facilitée par la plateforme. L’outil d’Oxilia permet notamment de discuter directement avec les candidats qui semblent répondre au profil recherché, grâce à un module de discussion en temps réel.

Qui plus est, Oxilia prend en charge toute la gestion des honoraires et des contrats. Vous pourrez vous consacrer à l’entrevue des candidats qui vous intéressent, sans vous soucier des nombreuses formalités qui viennent avec l’embauche d’une nouvelle ressource. S’il y a une bonne chimie entre votre clinique et le candidat, il s’agira même d’une façon économique de recruter un vétérinaire ou un technicien à long terme.

Optez pour une gestion des horaires plus flexible avec Oxilia

Trouver le temps de gérer les horaires de travail demande justement beaucoup de temps de travail. Oxilia veut réduire l’ampleur de cette tâche en créant des opportunités pour les cliniques et les professionnels de la santé animale. Peu importe qu’il s’agisse de pourvoir un poste à temps partiel, de recruter de nouveaux vétérinaires ou encore de remplacer un professionnel durant ses vacances, Oxilia agit comme connecteur et facilitateur. Vous pourrez trouver plus rapidement la personne idéale pour se joindre à votre équipe au moment opportun, sans devoir longuement parcourir les nombreux répertoires d’emplois généralistes. Vous serez rapidement mis en contact avec la bonne personne pour combler exactement les besoins de votre clinique au moment voulu.

En adoptant ce mode de gestion plus flexible des horaires de travail, vous comblerez à la fois vos besoins en ressources humaines et les attentes d’une nouvelle génération de professionnels en santé animale. Vous aurez ainsi une plus grande marge de manœuvre pour répondre aux demandes de vos clients et de vos patients à quatre pattes.

Pour en savoir davantage sur le fonctionnement de la plateforme d’Oxilia et les frais d’utilisation, contactez notre équipe ou venez découvrir tous les avantages offerts aux cliniques!