Propriétaire de clinique : voyagez l’esprit tranquille

31 mai 2019

La planification est essentielle pour profiter de votre temps libre

 

Il y a un vieux dicton qui dit : « espérer le meilleur, prévoir le pire ». Cette citation nous dit essentiellement de faire autant de planification et de préparation que possible avant de laisser les choses entre les mains de quelqu’un d’autre. L’idée de confier votre entreprise à quelqu’un d’autre peut mener à de nombreuses nuits blanches, et à juste titre! Vous avez tout donné pour bâtir une entreprise prospère et vous savez que tout problème pourrait avoir une incidence sur vos revenus, sur les bénéfices nets de l’entreprise et sur votre réputation de cabinet offrant un excellent service à la clientèle.

Alors, que pourraient être ces problèmes et que devrez-vous faire pour garantir le succès? La planification peut inclure le dépannage, la délégation de tâches en votre absence ou l’attribution de pouvoirs à un employé de confiance. Toutes ces choses peuvent causer du stress et possiblement vous empêcher de prendre une pause bien méritée. Ne laissez pas la peur de quitter votre cabinet pour des vacances bien méritées vous empêcher de profiter de la vie!  Commencez le processus de planification en identifiant la ou les sources précises de votre stress.

Identifiez votre source de stress

D’après un récent sondage, seulement 57 % des propriétaires de petites entreprises prévoient prendre des vacances au cours des douze prochains mois, et seulement 9 % prévoient voyager pendant deux semaines complètes[1]. Qu’est-ce qui vous stresse quand vous pensez à prendre des vacances? Afin d’atténuer ce stress, vous devez d’abord l’identifier. Les causes courantes de stress comprennent :

– la gestion des ressources humaines;

– les urgences imprévues (incendie, dégât d’eau, panne d’électricité);

– Plaintes des clients

– votre remplacement.

 

Êtes-vous le type de propriétaire d’entreprise qui vérifie constamment ses courriels ou qui « ne fait que prendre des nouvelles » avec ses employés et clients pendant qu’il est censé se détendre en dehorsdu travail? Les personnes qui ne sont pas propriétaires d’une clinique peuvent penser que c’est de la folie. Tout ce qu’ils veulent faire, c’est laisser tout ce qui concerne le travail derrière eux et l’oublier jusqu’à ce qu’ils doivent revenir.

Vous et votre entreprise êtes prêts à faire une pause? Il y a des éléments clés qui doivent être en place pour que vous puissiez avoir l’esprit tranquille et savoir que tout ira bien lorsque vous ne serez pas au bureau. Jetons un coup d’œil à quelques catégories clés qui, avec une bonne planification, peuvent faire une différence.

 

La gestion des ressources humaines

Les questions de RH sont souvent parmi les choses les plus difficiles et les plus longues à gérer dans un cabinet; elles peuvent être encore plus difficiles à résoudre à distance. C’est pourquoi vous devrez compléter et mettre en place plusieurs choses avant de voyager.

 

Descriptions d’emploi

Les descriptions d’emploi pour chaque poste au sein de votre clinique (y compris celle du vétérinaire/propriétaire) doivent être complètes et accessibles. Tous les employés doivent recevoir une copie de leur propre description d’emploi.[2]Cela leur permettra de s’assurer qu’ils connaissent leurs tâches et responsabilités. En outre, des politiques et procéduresgénérales de RH devraient exister et définir par écrit les règles liées aux congés de maladie, demandes de vacances, absences, évaluations annuelles, augmentations salariales, etc. Il est également pratique courante de fournir une copie de ce document à chaque employé et de lui en faire signer une copie pour son dossier personnel[3]. Avec ces outils en place, il ne devrait y avoir aucune question au sujet des politiques de la clinique ou des attentes lorsque vous êtes en vacances ou à l’extérieur du bureau.

 

Paie

Si vous ne faites pas appel à une entreprise externe pour traiter les paies, vous devrez désigner quelqu’un au sein de votre entreprise pour superviser la paie pendant vos vacances. Si vos employés sont salariés, c’est très simple. Toutefois, si vous avez des employés qui travaillent à l’heure ou à temps partiel, leur salaire devra être calculé avant le versement d’un chèque ou d’un dépôt direct.

Si la paie doit être calculée, il est préférable que la personne que vous désignez pour ce rôle ait l’occasion d’apprendre et de pratiquer cette tâche avant vos vacances. Cela réduira le stress que vous et cette personne désignée pourriez avoir à propos de la bonne réalisation de cette tâche.

 

Déléguer

Il peut être difficile pour le propriétaire de la clinique de déléguerdes tâches et responsabilités[4]. Vous devez être à l’aise avec l’employé que vous choisissez et être convaincu de ses capacités. Heureusement, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour vous rassurer. En voici quelques exemples.

– Désigner une personne comme point de contact pendant vos vacances.

– Donner l’autorité à un membre digne de confiance de votre personnel pour prendre les décisions en cas d’événement exceptionnel ou d’urgence.

– Autoriser une personne de confiance à s’occuper de la paie (ce qui peut nécessiter l’autorisation de signer des chèques ou d’utiliser un sceau portant votre signature).

– Fournir l’autorisation et l’accès aux comptes fournisseurs, au chéquier et à la petite caisse.

– Embaucher un vétérinaire remplaçant compétent pour assumer votre charge de travail pendant votre absence.

 

Réunions d’équipe

Organiser des réunionshebdomadaires avec tout votre personnel vous permettra d’expliquer clairement votre intention de prendre des vacances, combien de temps vous serez absent et ce que vous attendez d’eux pendant votre absence[5]. C’est aussi un bon moment pour faire savoir à tout le monde que vous embaucherez un remplaçant pendant votre absence et pour fournir des renseignements clés sur cette personne. La réunion en groupe permet aux membres du personnel de poser toutes les questions qu’ils peuvent avoir et vous assure que tout le monde a entendu la même information en même temps, ce qui élimine l’incertitude, le stress et la confusion.

 

Urgences imprévues

Parfois, peu importe à quel point vous planifiez et préparez quelque chose, quelque chose peut mal tourner (c’est la loi de Murphy). Dans l’éventualité où quelque chose se produirait, assurez-vous que les éléments ci-dessous sont en place et accessibles à votre personnel en cas d’urgence (qu’elle soit petite ou grande).

Liste de contacts

Assurez-vous que votre personnel dispose d’une liste de tous les contacts nécessaires. Cette liste devrait inclure les noms et les numéros de téléphone suivants :

– Vos coordonnées, y compris votre téléphone cellulaire et au moins un autre numéro (hôtel, centre de villégiature, etc.)

– Propriétaire de l’immeuble si l’immeuble est loué

– Experts en réparation (électricien, plombier, système CVC, etc.)

– Personnes à contacter en cas d’urgence pour tout le personnel

 

Documents importants

Assurez-vous que votre employé désigné a accès à tous les documents nécessaires, y compris les suivants :

– Contrats de service ou de location d’équipement (en ligne ou sur papier)

– Garanties

– Dossiers du personnel

– Chèques ou autres formes de paiement

– Accès aux comptes en ligne (nom d’utilisateur et mot de passe)

– Fichiers clients (permission de connexion pour le remplaçant)

 

Plaintes des clients

Il est extrêmement important de traiter les plaintes des clients le plus tôt possible; ils ne peuvent pas attendre votre retour de vacances. Vous devrez affecter au moins un autre membre du personnel à la gestion des plaintes, que ce soit en personne ou en ligne. Les plaintes déposées en lignepeuvent avoir un effet dévastateur sur votre réputation personnelle et professionnelle[6]. Pour cette raison, vous devrez autoriser l’accès à vos plateformes (site Web d’entreprise, Facebook, etc.) pour résoudre tout problème.

Si vous avez des vétérinaires associés, assurez-vous qu’ils participent à la gestion des plaintes. Il est toujours préférable que les clients reçoivent une réponse d’une personne « responsable » ou qu’ils estiment être en position d’autorité. Être proactif, c’est encore mieux. Si vous avez un cas complexe ou en cours, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour consigner les renseignements nécessaires sur les antécédents médicaux et laissez des notes détaillées dans le dossier médical; cela peut éviter au client d’avoir à répéter des renseignements qu’il a déjà fournis, réduisant ainsi son stress et ses inquiétudes en votre absence.

Embaucher votre remplaçant

Un vétérinaire remplaçant peut atténuer plusieurs problèmes qui vous causent du stress au moment de prendre des vacances, notamment :

– Couvrir votre charge de travail pour que les clients puissent continuer à être reçus.

– Assurer aux clients que les soins urgents, le cas échéant, seront fournis par un professionnel qualifié et compétent.

– Veiller à ce que votre clinique demeure ouverte et continue de générer des revenus pendant votre absence.

 

Pour que ce processus se déroule au mieux, planifiez vos vacances aussi longtemps à l’avance que possible. Cela vous donnera le temps de trouver un remplaçant qualifié. Si vous le pouvez, essayez de prendre vos vacances à la même période chaque année. Cela peut vous aider à établir un calendrier de remplacement avec un candidat qui vous convient.

Oxilia peut vous aider à sélectionner votre remplaçant. Nous avons les ressources et l’expérience nécessaires pour répondre à vos besoins avec des vétérinaires qualifiés par le biais de notre plateforme de recrutement en ligne. Oxilia vous offre accès à des professionnels de la santé animale partout au Canada et nous sommes en mesure de placer ces personnes dans n’importe quel milieu dans les dix provinces.

Le temps venu pour vous de voyager, assurez-vous d’informer votre remplaçant des principaux éléments de votre cabinet. Cela peut réduire la courbe d’apprentissage et familiariser cette personne avec votre clinique le plus rapidement possible (protocole de vaccination, tests de dépistage du ver du cœur et de la maladie de Lyme, etc.) et réduire le stress lié à leur transition.

Au retour de vos vacances, prenez le temps de rencontrer et de faire le point avec votre personnel. Renseignez-vous sur la façon dont les choses se sont déroulées en votre absence et discutez des changements qui devraient avoir lieu avant que vous ne repartiez. C’est aussi une bonne idée de parler avec le remplaçant pour voir comment le processus s’est déroulé pour lui. La rétroaction à ce stade peut vous aider à planifier et à vous préparer pour vos prochaines vacances. Vous constaterez peut-être même que la délégation continue de certaines tâches vous permettra de libérer du temps pour faire croître votre entreprise, équilibrer votre vie professionnelle et personnelle, ou même vous consacrer à d’autres champs d’intérêt.

 

Laissez Oxilia vous aider à commencer dès aujourd’hui.

 

 

[1]« On Deck – Vacation Survey » 2018, https://www.ondeck.com/vacation-study

 

[2]« Better Team – Job Description Template » 18 nov. 2018, https://www.betterteam.com/job-description-template

 

[3]« The Balance Careers – Sample Human Resources Policies and Procedures » 24 janv. 2019, https://www.thebalancecareers.com/sample-human-resources-policies-and-procedures-1918876

 

[4]« Huffington Post – Delegating Responsibilities As A Small Business Owner: 5 Tasks To Take Off Your Plate Right Now » 25 juin 2013, https://www.huffingtonpost.com/2013/06/25/delegating-responsibility-small-business-owners_n_3472115.html

 

[5]« Tracy Dowdy – The Why (and How!) Behind Weekly Veterinary Team Meetings » https://tracydowdy.com/the-why-and-how-behind-weekly-veterinary-team-meetings/

 

[6]« Forbes – 4 Embarrassing Online Reputation Mistakes Businesses Are Still Making » 18 déc. 2018, https://www.forbes.com/sites/ryanerskine/2018/12/18/4-embarrassing-online-reputation-mistakes-businesses-are-still-making/#5b354728fc10