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Protégez-vous des flambées de salaire!
9 décembre 2019À moins que vous ne viviez dans une zone sans Internet, vous avez sûrement entendu parler de la pénurie de personnel qualifié. Notre profession traverse cette crise, comme plusieurs autres domaines.
C’est pratiquement le plein emploi, et comme nous vivons une croissance économique, les gens sont plus enclins à investir dans les frais médicaux pour leurs animaux. Ça, c’est la bonne nouvelle!
La moins bonne, c’est que la loi de l’offre et la demande s’applique aux employés et employeurs; on constate que le facteur limitant n’est plus de trouver des clients, mais plutôt des employés pour dispenser les services.
« Beau problème », diront certains. Si vous êtes un propriétaire d’établissement vétérinaire, voyez votre équipe s’épuiser et tentez désespérément de recruter une TSA et un ou une vétérinaire, la réalité est un peu moins rose.
Le processus de recruter semble désormais inversé; certains gestionnaires ont l’impression qu’ils se « font passer » en entrevue plutôt que le contraire. Certaines TSA finissantes ont rapporté avoir 2 à 3 offres d’emploi sans même avoir fait de recherche.
Qu’arrive-t-il aux salaires? Ils augmentent plus rapidement que l’inflation. Vous vous retrouvez donc devant une personne candidate qui vous demande sensiblement le même taux horaire que votre TSA la plus senior. Que faire?
LA RÉMUNÉRATION GLOBALE : GAGNER LES GUERRES DE CHIFFRES
Vous sentez que si vous laissez passer cette personne, votre équipe s’écroulera sous les tâches? La perle espérée se présente, mais demande un salaire démesuré? N’embarquez pas dans la guerre des taux horaires, parce que les comparer entre employeurs sans avoir l’heure juste sur l’ensemble des avantages sociaux, cela revient à comparer des pommes et des oranges.
La rémunération globale d’un employé se veut un exercice où l’employeur estime la valeur de tous les avantages sociaux dont jouit son personnel et l’ajoute au salaire pour arriver à un montant total. Chaque employé apprécie alors les avantages qu’il tient sinon pour acquis.
Considérant que cette pratique est peu répandue en médecine vétérinaire, une personne candidate verra en votre rémunération globale un montant plus alléchant. Parallèlement, cet exercice vous permet d’expliquer les valeurs et la mission de l’entreprise. On l’entend depuis plus d’une décennie : les millénariaux ont besoin de sentir qu’ils contribuent à un projet porteur.
Donc si votre établissement offre un budget de formation continue et une certification à ses employés ou un taux horaire bonifié aux TSA qui ont une certification, la personne candidate peut déduire que vous êtes un employeur qui mise sur les compétences de ses employés.
Si votre établissement contribue au régime volontaire d’épargne-retraite (RVER) des employés et offre des bonis à la performance, vous démontrez alors que votre vision du succès passe par la reconnaissance de la participation des employés à la vigueur économique.
Si votre établissement paie ses employés qui participent à des activités pro bono (ce ne sont pas toutes les pratiques qui paient ainsi leurs employés), vous indiquez que vous soutenez doublement des causes qui vous tiennent à cœur.
Si votre établissement propose des journées de maladie payées ou un plus grand nombre de semaines de vacances, le message est que vous valorisez la conciliation vie personnelle et travail. Il faut aussi le chiffrer.
Chaque avantage devrait être décortiqué et ajouté à la liste : l’achat d’uniformes, la cotisation de l’employeur aux assurances collectives, aux activités sociales, etc. Vos employés et candidats seront surpris de voir le montant total que vous investissez en eux. Ils auront aussi beaucoup plus de difficulté à comparer les offres. Et vous aurez eu par le fait même l’occasion d’exposer clairement votre vision d’entreprise.
S.O.S. : QUE FAIRE SI LA NÉGOCIATION EST DÉJÀ ENTAMÉE?
Vous n’avez pas le temps de comptabiliser la rémunération globale, et voilà que la personne candidate fait une contre-offre. Résistez à la tentation de lui donner un salaire similaire à celui de votre TSA senior en espérant que le tout restera secret. Vous risquez de perdre bien plus qu’une employée lorsque l’équipe découvrira le pot aux roses. Le sentiment d’injustice laisse un goût d’amertume. Essayez plutôt une autre tactique qui ne laisse pas de conséquence financière : le boni à la signature.
Le terme « boni » est en soi un peu risqué, parce qu’il est perçu comme un indicateur d’excellence. On peut plutôt utiliser un terme plus général comme incitateur ou mesure d’intégration. Des cas d’employeurs qui ont offert de payer un ensemble laveuse-sécheuse à un nouvel employé sont plutôt ingénieux.
L’avantage est que le salaire proposé demeure dans l’échelle salariale de l’entreprise et que le nouvel employé a l’impression de faire un gain substantiel immédiat. C’est un concept que Loto-Québec exploite à merveille avec les « gagnants à vie » : un moment forfaitaire inférieur immédiatement ou un moment plus élevé qui nécessite une attente.
Les années suivantes, ce gain ne se répétera pas. On doit aussi expliquer à l’équipe que cette mesure était nécessaire pour encourager la TSA (ou le ou la vétérinaire) à rallier vos rangs, sans quoi toute l’équipe aurait souffert. En toute transparence, l’équipe sera plus compréhensive.
La clé du succès lors d’une période de pénurie : soyez préparés et créatifs!
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3 astuces pour équilibrer vie professionnelle et vie personnelle
25 novembre 2019Votre jeune prodige du hockey accède au niveau AAA au hockey? Vous rêvez de retourner sur les bancs d’école ou de compléter une certification? La trentaine se pointe, et un grand voyage en Asie serait de mise pour souligner ce passage? Un refuge animalier en Afrique cherche des volontaires? Comment gérer votre vie professionnelle quand vous décidez de donner la priorité à votre vie personnelle pour un moment?
L’EXCITATION CULPABILISANTE
Un projet excitant vient habituellement avec un peu de culpabilité et de stress. Donnez-vous les conditions gagnantes pour profiter pleinement du moment présent et pour ne pas vous sentir tiraillés parce qu’on aimerait tant vous avoir en clinique. On songe souvent à nos collègues de travail qui compensent notre absence. Pourtant, vous méritez bien votre moment à vous.
1- DÉCULPABILISER
Expliquez bien à votre employeur et à vos collègues de travail ce projet qui vous habite. Ils seront ainsi plus empathiques et deviendront probablement des supporteurs. On a tous besoin de se ressourcer ou de se réinventer à un moment. Vaut mieux réaliser vos rêves que de vivre avec des regrets qui peuvent engendrer la dépression et l’épuisement.
2- PLANIFIER
Pour votre propre paix d’esprit, organisez-vous d’avance : avisez votre employeur et vos collègues afin qu’ils aient le temps de redistribuer vos tâches et trouver du soutien. Quelques semaines de préavis ne suffisent pas, car vous aurez alors un départ précipité qui laissera un goût amer à vos collègues, en plus de vous stresser.
3 – PRIVILÉGIER L’APPROCHE « UNDER PROMISE – OVER DELIVER »
Cette vieille stratégie est pleine de sagesse! Quand on se sent coupable, on a la fâcheuse tendance d’essayer de sauver « la chèvre et le chou ». On propose un compromis où personne n’est gagnant; on promet un séjour plus court ou de garder 1 à 2 quarts de travail, alors qu’on sait très bien que ce n’est pas réaliste.
Vaut mieux vous en tenir à votre plan, voire surévaluer le temps requis pour le projet. C’est préférable de suspendre vos activités professionnelles le temps que vous retrouviez votre routine. Vous pourrez faire du remplacement si vous en ressentez la nécessité et que votre employeur n’a pas de travail pour vous (on prévoit une pénurie dans la profession pour les 10 prochaines années, difficile de croire que vous aurez le bec à l’eau). Personne ne sera déçu, et les chances sont que vous profiterez davantage de votre vie personnelle.
Oxilia devient un partenaire idéal pendant ces intermèdes, autant pour les vétérinaires propriétaires que pour les employés qui s’absentent. Que vous ayez quelques jours ou même des mois à consacrer, localement ou à l’autre bout du pays, nous avons un défi adapté à votre réalité!
N’oubliez pas :
Vous déterminez votre taux horaire.
Vous choisissez les mandats qui vous intéressent.
Vous n’avez aucune clause de non-concurrence.
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Trouvez votre employeur idéal!
11 novembre 2019Remplaçant ou employé permanent? Nous avons ce qu’il vous faut.
Soyons honnêtes, l’équipe de travail et l’attitude des patrons sont les 2 grandes raisons qui font en sorte qu’on adore son travail… ou non! Près de 40 heures par semaine dans un milieu qui ne correspond pas à nos valeurs peuvent devenir très longues.
Il existe plusieurs avantages à utiliser Oxilia lorsque vous désirez changer d’emploi sans nécessairement faire du remplacement à temps plein. Pourquoi faire du remplacement alors que vous cherchez une équipe stable pour vous épanouir? Il est probablement plus sage d’expérimenter plusieurs milieux de travail et de déterminer avec plus de certitude ce que vous aimez (ou n’aimez pas!) pour ensuite choisir selon votre expérience l’employeur qui vous convient.
Effectuer des mandats de remplacement est la meilleure façon de tester si un milieu de travail vous convient. Tout cela sans avoir à subir un long processus d’entrevue et la négociation stressante de salaire.
N’est-il pas frustrant qu’après avoir vécu tout le stress généré par la recherche d’un nouvel emploi et à l’adaptation à une nouvelle équipe de constater que cela ne vous convient pas? Quelle déception quand on réalise que notre perception était erronée ou que les promesses faites ont été brisées!
Oxilia vous offre la possibilité d’effectuer plusieurs mandats de remplacements pour expérimenter afin de pouvoir trouver LE poste permanent qui vous convient dans une clinique! Après 3 mois de travail dans une entreprise, vous avez l’opportunité de convertir votre contrat et d’y devenir un employé permanent!
Que ce soit pour faire du remplacement ou pour trouver un nouvel emploi permanent dans une clinique, chez Oxilia, nous allons vous aider!
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Les remplaçants vétérinaires et TSA, les grands incompris?
14 octobre 2019Des impressions préconçues sur les remplaçants (locums), on en entend régulièrement! Ces commentaires souvent exprimés sous forme de questions contrastent tant avec la communauté de TSA et vétérinaires dévoués qui utilisent Oxilia qu’on a décidé d’en faire une liste et de les démystifier pour vous!
LES LOCUMS NE PENSENT QU’À L’ARGENT.
Les locums apprécient le fait qu’ils peuvent déterminer la valeur de leurs services. Mais imaginez si c’était leur seule motivation : leur vie professionnelle serait bien pénible! En fait, voici ce que nos membres rapportent comme sources de motivation :
-Travailler dans différents établissements afin d’en trouver un qui leur plaît vraiment.
-Apprendre plus vite en étant exposés à plusieurs styles de pratique.
-Pouvoir combiner voyage et travail. Cette pratique n’est pas nouvelle, il y a toujours eu des remplaçants pour dépanner en régions éloignées.
-Avoir la possibilité de concilier plusieurs projets, comme un retour aux études, des voyages fréquents, sans causer de conflits au sein d’une équipe stable.
LES LOCUMS NE DÉVELOPPENT PAS DE LIENS AVEC LE RESTE DE L’ÉQUIPE ET N’ONT PAS DE SENTIMENT D’APPARTENANCE.
Nous sommes nous-mêmes surpris de voir une certaine forme de « routine » au sein des remplaçants et des établissements. Plusieurs remplaçants partagent leur temps entre un nombre restreint de cliniques, 2 ou 3 normalement. Ils ont trouvé un « fit » avec les équipes. Plusieurs sont même invités au party de Noël!
Au fil du temps, on voit des mandats de remplacement se muter en postes à temps plein. Les TSA et les vétérinaires, par leur nature aidante envers les animaux, sont des êtres généralement grégaires.
LES LOCUMS NE SONT PAS PRODUCTIFS, CAR ILS NE S’ADAPTENT PAS FACILEMENT.
Oh, que c’est faux! Notre théorie : nous soupçonnons que les remplaçants développent les zones de leur cerveau responsables de l’adaptabilité et de la gestion du stress : l’hippocampe, l’amygdale ainsi que le cortex préfrontal.
Ils réussissent alors à s’adapter toujours de plus en plus rapidement aux nouveaux environnements qui sont normalement une source de stress pour les individus qui restent plus longtemps dans une zone de confort!
Un peu comme de grands voyageurs qui arrivent dans une gare inconnue, ils trouvent leurs repères quasi automatiquement. En plus, plusieurs nous témoignent qu’ils accumulent tous les trucs du métier à force de côtoyer des professionnels de tous azimuts.
LES LOCUMS DOIVENT ÊTRE INCOMPÉTENTS S’ILS CHANGENT SOUVENT D’ENDROITS.
Cette préconception ressemble à la précédente. N’oubliez pas que chaque locumest comme un mini-entrepreneur; si le client n’est pas satisfait de son rendement, ses services ne seront plus sollicités. Il veut vous prouver que vous avez fait un bon choix en le sélectionnant. La médecine vétérinaire est un petit monde…
LES LOCUMS N’ONT PAS D’EMPLOI STABLE NI SALAIRE FIXE.
La majorité des remplaçants ont un emploi fixe, donc un salaire. Le remplacement vient combler d’autres besoins de découvrir, de se prouver et d’obtenir un revenu d’appoint. Certains remplaçants le font à temps plein.
Par contre, c’est rarement une situation qui perdure des décennies. Des changements dans leur vie personnelle (de jeunes enfants, un nouveau conjoint, un déménagement, des parents qui vieillissent, etc.) les poussent à adapter leurs horaires et à rechercher plus ou moins la stabilité.
Vous voyez, ces locums, ça pourrait être vous! Soyons honnêtes, personne ne pratique jamais la médecine vétérinaire pour devenir riche. C’est la passion des animaux qui nous habitent, et nous partageons tous le désir de rendre leur vie meilleure.
L’équipe d’Oxilia a la chance d’échanger quotidiennement avec ses membres et a une certitude : être fière d’aider à combler les besoins en ressources humaines par des professionnels attentionnés qui veulent que le plus d’animaux possible bénéficient de bons soins.
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Posez les 5 bonnes questions afin de trouver le bon employeur
7 octobre 2019Faire le grand saut et trouver un nouveau milieu de travail, c’est une source de stress pour la majorité des gens. Cela veut dire quitter nos « vieilles pantoufles » pour en trouver de nouvelles qui, on l’espère, seront meilleures. C’est refaire nos routines du matin et du soir, tisser des liens avec une nouvelle équipe, réapprendre des protocoles et une liste de prix par cœur. Bref, c’est une période excitante, mais qui exige de s’adapter.
Plusieurs TSA et vétérinaires nous ont partagé leurs déceptions face à un nouvel emploi, ce qui les motivait à chercher autre chose : des tâches routinières qui peuvent être données à des aides-TSA, des médecins vétérinaires qui manquent de TSA, pas de temps alloué pour remplir ses dossiers, des rendez-vous aux 15 minutes, une sous-utilisation des connaissances techniques des TSA, la pratique du dégriffage, etc.
Après tant d’histoires, on s’est dit : pourquoi ne pas faire une liste de questions pour vous aider à bien choisir! Après tout, poser des questions lors de l’entrevue est un signe d’intérêt et démontre que vous prenez le sujet à cœur.
1- CULTURE D’ENTREPRISE
En gros, vous voulez savoir quelles sont la mission (ce qui motive l’équipe), la vision (dans quelle direction l’entreprise se dirige) et les valeurs de la pratique :
- Est-ce une pratique en région qui tient à maintenir les soins et services vétérinaires accessibles?
- Est-ce un centre de référence où la technologie et l’expertise sont primordiaux?
- L’accent est-il mis sur les soins préventifs?
- Est-ce plus du sans rendez-vous?
- L’équipe carbure-t-elle à l’adrénaline?
Pensez aussi à vos propres valeurs au sujet du dégriffage, de l’euthanasie de convenance et de l’approche du patient en ce qui a trait à la réduction du stress. Chaque établissement est différent, vous devez trouver celui qui vous convient.
2-RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX
Allez au-delà du taux horaire et essayez d’avoir un portrait complet des avantages sociaux. Dans les grandes entreprises, on vous présenterait la « rémunération globale », où on chiffre tous les avantages :
- Avez-vous un budget pour la formation continue?
- Y a-t-il une contribution de l’employeur au régime volontaire d’épargne-retraite (RVER)?
- Si vous faites une certification ou travaillez le week-end, avez-vous une prime?
- Quels rabais obtenez-vous sur les soins vétérinaires pour vos propres animaux?
- Combien de journées de maladie payées sont offertes et pouvez-vous les obtenir sous forme de salaire si vous n’épuisez pas votre banque?
- Quel est le nombre de semaines de vacances?
Pensez aussi à la conciliation travail-vie personnelle :
- Pouvez-vous prendre un congé non payé pour voyager ou donner des soins à un membre de votre famille ou faire un retour aux études?
- Est-il possible de faire des horaires par bloc de 12 heures?
3- TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Les chances sont que vous arriviez dans une équipe bien établie et que les membres plus anciens aient des tâches et responsabilités déterminées. Demandez clairement quelles seront les vôtres :
- Vous adorez la dentisterie, est-ce qu’une TSA séniora déjà ce rôle?
- On souhaite vous donner le programme de perte de poids, mais ce n’est pas votre tasse de thé, y a-t-il possibilité de faire autre chose?
- Aurez-vous principalement les rappels téléphoniques à effectuer?
Il est plus sage de vous renseigner concrètement sur la liste de tâches. Si elles sont toutes partagées au sein de l’équipe, demandez qui détermine cette rotation.
4- POSSIBILITÉ DE CROISSANCE AU SEIN DE L’ENTREPRISE
Être TSA ou médecin vétérinaire est tellement valorisant! Ce sont des vocations et, souvent, on ne voit pas les heures passées. Si vous êtes du genre curieux et aimez vous développer, vous risquez de faire le « tour du jardin » rapidement s’il n’y a aucun plan de développement de carrière en place :
- Pourrez-vous développer de nouvelles compétences?
- La gestion vous fascine, sera-t-il possible de suivre une formation et d’y appliquer les concepts au sein de cette organisation?
- Vous avez la fibre entrepreneuriale : pourrez-vous devenir actionnaire de cette pratique vétérinaire?
- Vous désirez développer une expertise en comportement ou en médias sociaux, est-ce possible?
Discutez de votre vision à long terme de votre carrière afin de valider si cela coïncide avec celle de l’entreprise.
5- ENGAGEMENT DANS UNE CAUSE
Les équipes vétérinaires sont reconnues pour faire du bénévolat et secourir les petites créatures dans le besoin. Demandez comment cela s’exprime dans cette pratique :
- Y a-t-il un organisme soutenu plus qu’un autre?
- Qu’arrive-t-il quand des animaux sans propriétaires se retrouvent à la pratique et qu’ils ont besoin de soins?
- L’équipe est-elle ouverte à d’autres initiatives des employés?
Après toutes ces questions, vous ne trouvez toujours pas l’employeur rêvé?Peut-être devriez-vous considérer être un travailleur autonome et faire principalement du remplacement.
De plus en plus de travailleurs, dans tous les domaines, préfèrent être leur « propre patron » et avoir la liberté de prendre les décisions qui les concernent. Rien ne vous empêche de revenir dans le monde des employés par la suite. Conseil : plusieurs trouvent la formule parfaite entre leur passion des animaux, le travail d’équipe et une vie personnelle équilibrée.
Oxilia : pour tomber en amour avec votre travail
Ces questions vous assureront de voir si ce que vous recherchez concorde avec le poste offert. Par contre, il y a toujours un risque que les promesses ou l’idée que vous vous êtes faite soient fausses. La meilleure façon de vérifier est de faire des essais.
À Oxilia, nous sommes pleinement conscients de ce besoin, c’est pourquoi nous offrons non seulement le service de remplacement, mais aussi de recrutement. Nous offrons ce service gratuitement aux TSA, médecins vétérinaires et étudiants.
Le processus est simple : vous essayez pendant 3 mois ce milieu de travail, et ensuite vous décidez si vous devenez un employé permanent ou non, si l’employeur est d’accord.
Vous déterminez votre taux horaire.
Vous choisissez les mandats qui vous intéressent.
Vous n’avez aucune clause de non-concurrence.
Vous pouvez donc tester plusieurs lieux de travail avant de trouver l’équipe de vos rêves. L’employeur sera bien heureux de convertir votre mandat en un poste permanent. Tout le monde sera ainsi content :-)!
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Mêle-toi de tes affaires!
23 septembre 2019Quel titre poche, pensez-vous peut-être! Vous ne savez même pas pourquoi vous avez cliqué sur le lien; par pure curiosité probablement. Cela fait contraste aux titres tellement plus inspirants qui vantent le bonheur, la pleine conscience et l’équilibre travail et vie personnelle… Être soi-même et bien entouré, c’est ce qui importe, n’est-ce pas?
C’est là que le concept de la liberté nous rattrape : savourer sa liberté, c’est habituellement parce qu’on s’est donné les moyens financiers pour y arriver! D’où l’importance de veiller à ses affaires afin de pouvoir arriver à s’offrir une certaine liberté. Sans planification, vous aurez toujours l’impression de courir après le temps.
Certains diront que les bohèmes ne vivent qu’avec quelques dollars par jour. La majorité des professionnels de la santé animale ont des obligations fixes qui rendent la simplicité volontaire inaccessible : un loyer ou une hypothèque à payer, une voiture, des enfants à habiller, etc. Les photos d’amis en voyage publiées sur Instagram ou Facebook vous font rêver? Mais en avez-vous les moyens? Il faut commencer par épargner.
L’APPROCHE WEIGHT WATCHERS APPLIQUÉE À L’ÉPARGNE
Perdre des kilos en trop et maximiser des économies partagent plusieurs ingrédients de la recette du succès. On y arrive difficilement en quelques jours; il faut se rééduquer et comprendre les mécanismes qui font qu’on abandonne ou réussit. Voici les étapes :
- Faites l’état de vos économies. Combien de CELI et de REER? Est-ce que le solde de vos cartes de crédit est payé tous les mois? Avez-vous un budget qui détermine vos dépenses mensuelles? Sans état des lieux de vos finances, vous risquez de tourner en rond dans votre salon!
- Fixez-vous un objectif : un voyage? un achat de maison ou condo? Il vous faut déterminer quel montant et dans combien de temps. C’est la partie plaisante du processus!
- Déterminez un but hebdomadaire qui est réaliste : combien devez-vous épargner chaque semaine? Regardez votre compte épargne pour vous assurer que vous maintenez le cap. Attendre la fin du mois pour faire un constat est risqué.
- Résistez à la tentation : apprenez à détecter les moments de faiblesse. Comme la nourriture, les achats impulsifs se font quand nous sommes fatigués ou stressés. Il faut apprendre à reconnaître ces signes et mettre en place un plan pour ne pas céder.
APRÈS LES CALORIES CACHÉES, ATTENTION AUX FRAIS CACHÉS!
On sursaute quand on réalise la quantité astronomique de calories que contient une salade César. Les chances sont que le même choc vous ébranlera si vous calculez tous les frais que vous payez à votre institution bancaire! Ce sont des montants qui viennent gruger votre capital « liberté ».
Petit conseil pratique : investissez dans des fonds indiciels. Ces derniers offrent un véhicule de placement diversifié, qui suit les performances du marché et dont les frais de gestion sont une fraction d’un fond commun standard. Même Warren Buffett le recommande!
Il y a une multitude de plateformesautomatiséesqui vous permettent de gérer vos placements en toute quiétude, sans connaissance nécessaire : Wealthsimple, WealthBar, Nest Wealth, BMO SmartFolio, etc. Notre coup de cœur va à Wealthsimple que quelques membres de l’équipe ont pu essayer. Cet outil est transparent, simple, sécuritaire et très abordable. Surtout, pas de grosses commissions données à un conseiller !
Vous aurez plusieurs types de comptes que vous pouvez créer dans ces outils de placements. Si vous optez pour un CELI (compte enregistré libre d’impôt), il vous permettra de garder le gain dans vos poches lorsque vous ferez un retrait pour réaliser votre projet de liberté. Vos droits de cotisation à un CELI s’accumulent chaque année même si vous ne produisez pas de déclaration de revenus et prestations ou n’ouvrez pas de CELI. Le plafond annuel du CELI pour les années 2016, 2017 et 2018 était de 5 500 $. Quant à 2019, c’est plutôt 6000 $.
Plusieurs utilisateurs en viennent même à regarder quotidiennement la somme amassée et à ainsi surmonter la tentation de dépenser inutilement. En se mêlant de ses affaires, c’est ainsi qu’on réalise ses rêves!
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Recruter à long terme sans se ruiner
9 septembre 2019Le manque de personnel est un enjeu flagrant dans la majorité des établissements vétérinaires. C’est tant mieux pour les professionnels qui, eux, ont la possibilité de tester plusieurs milieux de travail avant de s’établir. Pour les cliniques, c’est un défi à surmonter quotidiennement.
De plus, la nouvelle génération semble avoir un désir criant de liberté. Elle fait ses propres règles et recherche un #lifestyleflexible qui lui permet d’ouvrir ses horizons et de maximiser ses opportunités.
Une situation comme celle-ci peut sembler être un vrai casse-tête pour les employeurs. Le conflit des générations est un phénomène sociétal qui peut tout autant frustrer les plus vieux que les plus jeunes.
QUAND FAUT-IL SAVOIR LEVER LE DRAPEAU BLANC ET DEMANDER DE L’AIDE?
Un intermédiaire spécialisé en recrutement peut faciliter votre travail et vous donner le boostdont vous avez besoin.
Trouver des remplaçants peut être un besoin à court terme, mais une clinique peut également bénéficier d’un employé permanent additionnel.
Bonne nouvelle, car plusieurs remplaçants, lorsqu’ils se plaisent dans une équipe, acceptent de devenir employés. En vérité, la plupart des vétérinaires et des techniciens ne désirent pas indéfiniment changer de milieu de travail à chaque nouveau mandat. Cela motive leur décision de rester dans une entreprise lorsque celle-ci leur offre de bonnes conditions de travail et une flexibilité d’horaire intéressante.
MAINTENANT, COMMENT FAIRE POUR ENGAGER TOUT LE PERSONNEL NÉCESSAIRE?
Agence de placement? Chasseur de têtes?
Que diriez-vous d’une communauté où les besoins des cliniques sont automatiquement jumelés avec les disponibilités des professionnels dans leur secteur? Et de ne payer aucuns frais tant que les besoins ne sont pas comblés… Ça fait certainement réfléchir!
ET C’EST CE QU’OFFRE OXILIA!
En plus d’être l’approche la plus économique pour recruter des employés, Oxilia est également plus qu’une solution temporaire au manque de personnel. Oxilia permet aux cliniques d’engager les personnes qui leur plaisent, sans clause d’exclusivité.
En ajout, le fonctionnement de la communauté Oxilia est adapté aux besoins et aux préférences des jeunes professionnels. De quoi attirer une relève motivée!
COMMENT RECRUTER SUR OXILIA ?
Si vous désirez engager de façon permanente le professionnel et que celui-ci désire également intégrer votre équipe de travail, vous avez la possibilité de convertir le contrat de service.
Profitez d’une escompte de 25% sur nos frais lorsque vous convertissez un contrat de travail en emploi permanent dans votre clinique.
Référez-vous à la section aide pour tout les détails des procédures:https://help.oxilia.ca/fr/
Pour vous mettre les idées au clair, nous avons fait un tableau explicatif des coûts reliés à chaque méthode d’embauche.
| Vétérinaire | Technicien | |||
| Vous-même | Requiert de l’expertise en RH, du temps et un bon réseau de contacts | Multiplier votre salaire horaire avec le nombre d’heures que vous passez à essayer de trouver un remplaçant. Les spécialistes en RH estiment que remplacer un employé peu coûter de 50% à 100% du salaire annuel de l’employé. | 50 000$ – 100 000$ | 20 000$ – 40 000$ |
| Chasseur de têtes — Agences de placement | Requiert beaucoup de temps pour faire les suivis avec le recruteur. | De 25% à 35% du salaire annuel de l’employé | 25 000$ – 35 000$ | 10 000$ – 14 000$ |
| Oxilia | Le système automatique vous suggère des candidats en fonction de vos critères de recherche. | Frais de conversion après la période de 420 h minimum | 6 000-12 000$* | 1 600-4500$* |
*Selon le salaire horaire négocié
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Propriétaire de clinique : voyagez l’esprit tranquille
31 mai 2019La planification est essentielle pour profiter de votre temps libre
Il y a un vieux dicton qui dit : « espérer le meilleur, prévoir le pire ». Cette citation nous dit essentiellement de faire autant de planification et de préparation que possible avant de laisser les choses entre les mains de quelqu’un d’autre. L’idée de confier votre entreprise à quelqu’un d’autre peut mener à de nombreuses nuits blanches, et à juste titre! Vous avez tout donné pour bâtir une entreprise prospère et vous savez que tout problème pourrait avoir une incidence sur vos revenus, sur les bénéfices nets de l’entreprise et sur votre réputation de cabinet offrant un excellent service à la clientèle.
Alors, que pourraient être ces problèmes et que devrez-vous faire pour garantir le succès? La planification peut inclure le dépannage, la délégation de tâches en votre absence ou l’attribution de pouvoirs à un employé de confiance. Toutes ces choses peuvent causer du stress et possiblement vous empêcher de prendre une pause bien méritée. Ne laissez pas la peur de quitter votre cabinet pour des vacances bien méritées vous empêcher de profiter de la vie! Commencez le processus de planification en identifiant la ou les sources précises de votre stress.
Identifiez votre source de stress
D’après un récent sondage, seulement 57 % des propriétaires de petites entreprises prévoient prendre des vacances au cours des douze prochains mois, et seulement 9 % prévoient voyager pendant deux semaines complètes[1]. Qu’est-ce qui vous stresse quand vous pensez à prendre des vacances? Afin d’atténuer ce stress, vous devez d’abord l’identifier. Les causes courantes de stress comprennent :
– la gestion des ressources humaines;
– les urgences imprévues (incendie, dégât d’eau, panne d’électricité);
– Plaintes des clients
– votre remplacement.
Êtes-vous le type de propriétaire d’entreprise qui vérifie constamment ses courriels ou qui « ne fait que prendre des nouvelles » avec ses employés et clients pendant qu’il est censé se détendre en dehorsdu travail? Les personnes qui ne sont pas propriétaires d’une clinique peuvent penser que c’est de la folie. Tout ce qu’ils veulent faire, c’est laisser tout ce qui concerne le travail derrière eux et l’oublier jusqu’à ce qu’ils doivent revenir.
Vous et votre entreprise êtes prêts à faire une pause? Il y a des éléments clés qui doivent être en place pour que vous puissiez avoir l’esprit tranquille et savoir que tout ira bien lorsque vous ne serez pas au bureau. Jetons un coup d’œil à quelques catégories clés qui, avec une bonne planification, peuvent faire une différence.
La gestion des ressources humaines
Les questions de RH sont souvent parmi les choses les plus difficiles et les plus longues à gérer dans un cabinet; elles peuvent être encore plus difficiles à résoudre à distance. C’est pourquoi vous devrez compléter et mettre en place plusieurs choses avant de voyager.
Descriptions d’emploi
Les descriptions d’emploi pour chaque poste au sein de votre clinique (y compris celle du vétérinaire/propriétaire) doivent être complètes et accessibles. Tous les employés doivent recevoir une copie de leur propre description d’emploi.[2]Cela leur permettra de s’assurer qu’ils connaissent leurs tâches et responsabilités. En outre, des politiques et procéduresgénérales de RH devraient exister et définir par écrit les règles liées aux congés de maladie, demandes de vacances, absences, évaluations annuelles, augmentations salariales, etc. Il est également pratique courante de fournir une copie de ce document à chaque employé et de lui en faire signer une copie pour son dossier personnel[3]. Avec ces outils en place, il ne devrait y avoir aucune question au sujet des politiques de la clinique ou des attentes lorsque vous êtes en vacances ou à l’extérieur du bureau.
Paie
Si vous ne faites pas appel à une entreprise externe pour traiter les paies, vous devrez désigner quelqu’un au sein de votre entreprise pour superviser la paie pendant vos vacances. Si vos employés sont salariés, c’est très simple. Toutefois, si vous avez des employés qui travaillent à l’heure ou à temps partiel, leur salaire devra être calculé avant le versement d’un chèque ou d’un dépôt direct.
Si la paie doit être calculée, il est préférable que la personne que vous désignez pour ce rôle ait l’occasion d’apprendre et de pratiquer cette tâche avant vos vacances. Cela réduira le stress que vous et cette personne désignée pourriez avoir à propos de la bonne réalisation de cette tâche.
Déléguer
Il peut être difficile pour le propriétaire de la clinique de déléguerdes tâches et responsabilités[4]. Vous devez être à l’aise avec l’employé que vous choisissez et être convaincu de ses capacités. Heureusement, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour vous rassurer. En voici quelques exemples.
– Désigner une personne comme point de contact pendant vos vacances.
– Donner l’autorité à un membre digne de confiance de votre personnel pour prendre les décisions en cas d’événement exceptionnel ou d’urgence.
– Autoriser une personne de confiance à s’occuper de la paie (ce qui peut nécessiter l’autorisation de signer des chèques ou d’utiliser un sceau portant votre signature).
– Fournir l’autorisation et l’accès aux comptes fournisseurs, au chéquier et à la petite caisse.
– Embaucher un vétérinaire remplaçant compétent pour assumer votre charge de travail pendant votre absence.
Réunions d’équipe
Organiser des réunionshebdomadaires avec tout votre personnel vous permettra d’expliquer clairement votre intention de prendre des vacances, combien de temps vous serez absent et ce que vous attendez d’eux pendant votre absence[5]. C’est aussi un bon moment pour faire savoir à tout le monde que vous embaucherez un remplaçant pendant votre absence et pour fournir des renseignements clés sur cette personne. La réunion en groupe permet aux membres du personnel de poser toutes les questions qu’ils peuvent avoir et vous assure que tout le monde a entendu la même information en même temps, ce qui élimine l’incertitude, le stress et la confusion.
Urgences imprévues
Parfois, peu importe à quel point vous planifiez et préparez quelque chose, quelque chose peut mal tourner (c’est la loi de Murphy). Dans l’éventualité où quelque chose se produirait, assurez-vous que les éléments ci-dessous sont en place et accessibles à votre personnel en cas d’urgence (qu’elle soit petite ou grande).
Liste de contacts
Assurez-vous que votre personnel dispose d’une liste de tous les contacts nécessaires. Cette liste devrait inclure les noms et les numéros de téléphone suivants :
– Vos coordonnées, y compris votre téléphone cellulaire et au moins un autre numéro (hôtel, centre de villégiature, etc.)
– Propriétaire de l’immeuble si l’immeuble est loué
– Experts en réparation (électricien, plombier, système CVC, etc.)
– Personnes à contacter en cas d’urgence pour tout le personnel
Documents importants
Assurez-vous que votre employé désigné a accès à tous les documents nécessaires, y compris les suivants :
– Contrats de service ou de location d’équipement (en ligne ou sur papier)
– Garanties
– Dossiers du personnel
– Chèques ou autres formes de paiement
– Accès aux comptes en ligne (nom d’utilisateur et mot de passe)
– Fichiers clients (permission de connexion pour le remplaçant)
Plaintes des clients
Il est extrêmement important de traiter les plaintes des clients le plus tôt possible; ils ne peuvent pas attendre votre retour de vacances. Vous devrez affecter au moins un autre membre du personnel à la gestion des plaintes, que ce soit en personne ou en ligne. Les plaintes déposées en lignepeuvent avoir un effet dévastateur sur votre réputation personnelle et professionnelle[6]. Pour cette raison, vous devrez autoriser l’accès à vos plateformes (site Web d’entreprise, Facebook, etc.) pour résoudre tout problème.
Si vous avez des vétérinaires associés, assurez-vous qu’ils participent à la gestion des plaintes. Il est toujours préférable que les clients reçoivent une réponse d’une personne « responsable » ou qu’ils estiment être en position d’autorité. Être proactif, c’est encore mieux. Si vous avez un cas complexe ou en cours, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour consigner les renseignements nécessaires sur les antécédents médicaux et laissez des notes détaillées dans le dossier médical; cela peut éviter au client d’avoir à répéter des renseignements qu’il a déjà fournis, réduisant ainsi son stress et ses inquiétudes en votre absence.
Embaucher votre remplaçant
Un vétérinaire remplaçant peut atténuer plusieurs problèmes qui vous causent du stress au moment de prendre des vacances, notamment :
– Couvrir votre charge de travail pour que les clients puissent continuer à être reçus.
– Assurer aux clients que les soins urgents, le cas échéant, seront fournis par un professionnel qualifié et compétent.
– Veiller à ce que votre clinique demeure ouverte et continue de générer des revenus pendant votre absence.
Pour que ce processus se déroule au mieux, planifiez vos vacances aussi longtemps à l’avance que possible. Cela vous donnera le temps de trouver un remplaçant qualifié. Si vous le pouvez, essayez de prendre vos vacances à la même période chaque année. Cela peut vous aider à établir un calendrier de remplacement avec un candidat qui vous convient.
Oxilia peut vous aider à sélectionner votre remplaçant. Nous avons les ressources et l’expérience nécessaires pour répondre à vos besoins avec des vétérinaires qualifiés par le biais de notre plateforme de recrutement en ligne. Oxilia vous offre accès à des professionnels de la santé animale partout au Canada et nous sommes en mesure de placer ces personnes dans n’importe quel milieu dans les dix provinces.
Le temps venu pour vous de voyager, assurez-vous d’informer votre remplaçant des principaux éléments de votre cabinet. Cela peut réduire la courbe d’apprentissage et familiariser cette personne avec votre clinique le plus rapidement possible (protocole de vaccination, tests de dépistage du ver du cœur et de la maladie de Lyme, etc.) et réduire le stress lié à leur transition.
Au retour de vos vacances, prenez le temps de rencontrer et de faire le point avec votre personnel. Renseignez-vous sur la façon dont les choses se sont déroulées en votre absence et discutez des changements qui devraient avoir lieu avant que vous ne repartiez. C’est aussi une bonne idée de parler avec le remplaçant pour voir comment le processus s’est déroulé pour lui. La rétroaction à ce stade peut vous aider à planifier et à vous préparer pour vos prochaines vacances. Vous constaterez peut-être même que la délégation continue de certaines tâches vous permettra de libérer du temps pour faire croître votre entreprise, équilibrer votre vie professionnelle et personnelle, ou même vous consacrer à d’autres champs d’intérêt.
Laissez Oxilia vous aider à commencer dès aujourd’hui.
[1]« On Deck – Vacation Survey » 2018, https://www.ondeck.com/vacation-study
[2]« Better Team – Job Description Template » 18 nov. 2018, https://www.betterteam.com/job-description-template
[3]« The Balance Careers – Sample Human Resources Policies and Procedures » 24 janv. 2019, https://www.thebalancecareers.com/sample-human-resources-policies-and-procedures-1918876
[4]« Huffington Post – Delegating Responsibilities As A Small Business Owner: 5 Tasks To Take Off Your Plate Right Now » 25 juin 2013, https://www.huffingtonpost.com/2013/06/25/delegating-responsibility-small-business-owners_n_3472115.html
[5]« Tracy Dowdy – The Why (and How!) Behind Weekly Veterinary Team Meetings » https://tracydowdy.com/the-why-and-how-behind-weekly-veterinary-team-meetings/
[6]« Forbes – 4 Embarrassing Online Reputation Mistakes Businesses Are Still Making » 18 déc. 2018, https://www.forbes.com/sites/ryanerskine/2018/12/18/4-embarrassing-online-reputation-mistakes-businesses-are-still-making/#5b354728fc10
4 nécessités souvent oubliées dans la gestion d’une clinique vétérinaire
3 août 2018Tout bon gestionnaire d’établissement vétérinaire pourra le confirmer : s’occuper d’une clinique, c’est beaucoup de pain sur la planche ! Que vous gériez une seule clinique ou un regroupement d’établissements, que vous vous occupiez de petits ou de grands animaux ou que vous en soyez au tout début ou en pleine croissance depuis plusieurs années, les défis ne cesseront jamais d’apparaître sur votre chemin. Les nombreuses tâches quotidiennes nécessaires pour mettre sur pied et maintenir une clinique vétérinaire fonctionnelle et prospère peuvent être écrasantes, c’est donc pourquoi nous avons trouvé bon d’en discuter ici. Gestionnaires de clinique vétérinaire, ceci est pour vous !
No1 :La performance de votre clinique peut être améliorée maintenant
Fixer des objectifs de revenus mensuels ne suffit plus. Il faut comprendre que les profits d’une clinique ne peuvent augmenter d’une manière constante parce qu’on ne peut tout simplement pas prévoir le comportement précis de la clientèle. Ce qu’on oublie souvent cependant, c’est de porter une attention aux cycles économiques dans la création du budget annuel de la clinique. Garder un œil sur les changements du PIB à travers les trimestres permet de prévoir les sommets et les creux du cycle.
N’importe quelle entreprise peut facilement consulter les différents indicateurs économiques sur le Réseau Entreprises Canada : https://entreprisescanada.ca/fr/planification/etudes-de-marche-et-statistiques/economie-canadienne/
Les hauts et bas économiques doivent être considérés dans la détermination d’objectifs communs dans la clinique. Les buts doivent être attachés à des stratégies adéquates ainsi que des employés précis de votre établissement. Car qui dit prévoir les hauts et bas économiques, dit se préparer pour la saison forte. Serez-vous en mesure de fournir durant cette période ? Si vous avez besoin de remplaçants vétérinaires et techniciens, vous pouvez les réserver plus d’un an à l’avance. Le recours aux remplaçants peut vous permettre de garder le cap vers vos objectifs d’équipe, même en saison forte.
Les rendez-vous réservés à l’avance, un must !
Plusieurs cliniques vétérinaires n’ont pas encore ce réflexe essentiel. Si vous êtes en mesure de coordonner vos médecins vétérinaires, techniciens et réceptionnistes pour que la prochaine visite fixée convienne aux besoins et à la disponibilité du client, faites-le !
De plus, établir des buts communs à atteindre crée un environnement qui valorise les efforts et le dépassement de soi, ce qui augmente l’esprit d’équipe de votre personnel. Dans l’atteinte de ces objectifs réalistes basés sur le comportement de l’économie, vous trouverez plus facilement des failles dans votre performance d’entreprise et votre rapport avec la clientèle. Il est toutefois primordial que cet environnement ne devienne pas une source de stress considérable pour votre personnel et vos patients, parce que la performance de votre clinique sera toujours dépendante du service à la clientèle que vous offrez.
No2 :Repensez votre gestion du personnel
Songez à votre façon de former votre personnel. Est-elle optimale ? Il faut comprendre que la formation, ça n’arrête jamais et que ça peut constamment s’améliorer. Éliminez la mentalité du « Je n’ai plus rien à apprendre moi, car je suis formé ». Il y a toujours quelque chose à apprendre, une nouvelle façon d’améliorer son quotidien.
De plus, faites-vous des réunions de groupe ou individuelles ? Communiquez-vous la même information lors d’une même séance à tout votre personnel en même temps ? N’oubliez pas que votre personnel est composé de professionnels aux postes différents qui ne vivent pas tous la même réalité dans votre clinique. Organiser uniquement des réunions d’équipe n’est pas toujours la meilleure idée pour la rétention de l’information et la responsabilisation de l’employé. Il y a des dossiers précis que vous pouvez mieux adresser individuellement ou en petits groupes.
Une vision plus humaine au sein d’une entreprise est toujours une bonne idée. Mais avant tout, il faut le faire à l’interne ! En tant que gestionnaire, vous vous devez de créer des relations avec votre personnel qui dépassent le « Bonjour, comment allez-vous ? ». Gardez une ouverture à leurs questionnements, aux inquiétudes et aux facteurs de stress présents. Soyez capable de demander de l’aide à votre personnel et démontrez votre appréciation de leur travail. Quand vient le temps d’analyser la performance, il est également majeur d’utiliser un système non biaisé et neutre, comme le système d’évaluation miroir (système d’évaluation dans lequel l’employé doit s’autoévaluer d’abord et ensuite doit comparer son évaluation avec celle de son employeur lors d’une rencontre individuelle).
Qu’en est-il de l’environnement de travail de vos employés ? Leur fournissez-vous un environnement de travail de qualité avec toutes les ressources nécessaires à l’accomplissement des tâches et au dépassement de celles-ci ? Un manuel d’employé clair est-il accessible en tout temps ? C’est l’atmosphère de travail et la relation avec le patron, plutôt que la rémunération, qui seront considérés en premier par vos employés pour décider s’ils veulent poursuivre leur carrière avec vous ou non.
No 3 :En cas d’absence, un plan B ?
Avis à ceux qui gèrent leur clinique seul(e) : Vous devez partir de votre clinique pour une durée indéterminée. Quelle est la prochaine étape ? Êtes-vous prêt à ce type d’imprévu ? Savez-vous qui pourra gérer le système de paie et factures ? Assurez-vous d’avoir quelqu’un de confiance pour s’en occuper, comme un associé en chef ou adjoint. Cette personne dispose-t-elle d’un document expliquant la procédure étapes par étapes ? Pensez-y !
Vos réceptionnistes ou vos associés doivent également connaître la façon de maintenir le suivi de l’inventaire ainsi que connaître quelles compagnies a appelé en cas de bris de matériel. Faites une liste des éléments à vérifier, comme les types de médicaments requis sur les tablettes, la bonne quantité, les dates d’expiration, etc.
Soyez certain de ne pas être l’unique gestionnaire des ressources humaines. Préparez quelqu’un pour la gestion des horaires pour vous enlever un poids sur les épaules.
Faites-vous affaire avec une compagnie ou un avocat pour vos documents légaux ? Il est primordial d’avoir au moins un bon contact en droit dans votre carnet d’adresses, dans le cas d’un litige ou une situation particulière où vous n’êtes pas en mesure de prendre une décision.
No 4 :Faites réviser votre planification financière
Allez chercher les avis externes. Allez parler à des comptables agréés qui possèdent un point de vue neutre et distancé de votre établissement. C’est le même principe que lorsque vous vous questionnez sur l’état d’un patient et que vous consultez l’un de vos médecins vétérinaires. Les meilleurs établissements vétérinaires transposent cette mentalité dans pratiquement tous leurs départements.
Un avis externe ne peut qu’être bénéfique pour poser un meilleur jugement sur l’état de votre clinique. L’avis d’un comptable astucieux pourra vous permettre de réduire les coûts, trouver les divergences, prévenir les erreurs et la fraude d’employés et trouver des stratégies innovatrices pour mettre à jour votre fonctionnement.
Et voilà ! Ce sont les 4 nécessités souvent oubliées en gestion de clinique vétérinaire. Vous êtes-vous identifié à certains des éléments mentionnés ? La gestion d’une clinique est un défi de taille en soi, mais qui peut être relevé avec un bon sens de l’organisation et des priorités. Pensez à ce que vous pouvez appliquer au quotidien et facilement. Partagez-nous vos réflexions !